In E-Mails befindet sich heute ein erheblicher Teil der geschäftskritischen Informationen. Allerdings haben E-Mails im Groupware-System keinen Bezug zu Informationen, Dokumenten und den dazugehöringen Geschäftsprozessen. Einfacher wird dies durch den Einsatz einer integrierten ECM-Plattform. Dort lassen sich E-Mails einfach und komfortabel zu den jeweiligen Geschäftsprozessen zuordnen und digital verwalten.

Ihre Vorteile auf einen Blick

• Schnelles Finden gesuchter E-Mails
• Strukturierte und zentrale Ablage aller E-Mails
• Automatisches Indexieren der Inhalte und regelbasierte Ablage
• Revisionssichere Archivierung aller E-Mails inkl. der Anhänge
• Einbindung der E-Mails in Geschäftsvorgänge
• Modular aufgebaute Lösung, individuell erweiterbar
• Zentrale, sichere und rechtskonforme Ablage
• Berücksichtigung individueller Zugriffsrechte der Mitarbeiter

Über die Konica Minolta Multifunktionssysteme ist der Weg vom Papier- zum elektronischen Dokument ein Kinderspiel. Durch die Integration der Multifunktionssysteme in die digitalen Unternehmensprozesse sowie einer Nutzung von ECM-Software kann der Posteingang individuell digitalisiert und den jeweiligen Mitarbeitern direkt zugestellt werden. Die passende Softwarelösung sorgt dafür, dass Dokumenteninhalte ausgelesen werden und die Informationen direkt in den elektronischen Verteilprozess laufen.

Ihre Vorteile auf einen Blick

• Digitalisierung direkt im Posteingang: Automatische Empfängerzuordnung bzw. Klassifizierung der Sendungen
• Direktes Einscanen am Multifunktionssystem
• Automatisiertes Auslesen und Zuordnung zum Verteilprozess
• Ablage des Posteingangs in den jeweiligen Benutzer- und Gruppenpostfächern

Wie hoch ist der Stresslevel bei der Verarbeitung von eingehenden Rechnungen in Ihrer Firma? Bearbeiten Sie Ihre Rechnungen noch manuell? Und kämpfen Sie mit Papierbergen, zeitintensiven Freigaben oder auch mal mit verloren gegangenen Rechnungen?

Behalten Sie den Überblick und lassen auch Sie sich begeistern. Mit unserer effizienten Lösung bearbeiten Sie Ihre Eingangsrechnungen künftig ganz einfach digital und sparen so nicht nur enorm viel Zeit, sondern auch Nerven.

Ihre Vorteile auf einen Blick

• Leistungsfähige und clevere Lösung: effiziente Digitalisierung von eingehenden Papierrechnungen mit bestehenden Scannern oder Multifunktionssystemen
• Enorm viel Arbeitszeit sparen: hohe Automatisierung und kein langes Suchen nach falsch abgelegten Rechnungen
• Blitzschnell alle Daten: Rechnungen und Historie einsehen und freigeben – in der Firma oder von unterwegs
• Absolut transparent und revisionssicher: eindeutiger Rechnungsstatus für jeden und dokumentierte Freigabeprozesse
• Erheblich Kosten sparen: Arbeitszeit sparen = Kosten sparen
• Zufriedene Mitarbeiter mit Zeit für das Kerngeschäft: geringere Komplexität, starke Entlastung, Nerven schonendes Arbeiten

Die Vertragsverwaltung ist für jedes Unternehmen aufwändig und unübersichtlich. Oftmals erfolgt die Verwaltung der Verträge zentral. Die Nutzer der vertraglichen Leistungen sind jedoch in den Fachabteilungen tätig. Eine Prüfung von laufenden Verträgen und die Einhaltung von Stichtagen (z.B. zur Anpassung oder Kündigung) ist schwierig. Arbeiten Unternehmen zudem noch an unterschiedlichen Standorten, kommt es vor, dass ungewollt Vertragsverlängerungen durch das Verpassen des Kündigungstermins entstehen. Schnell entstehen so neben Stress auch leicht vermeidbare Kosten.

Stellen Sie um doch einfach um auf digitales Vertragsmanagement. Damit haben Sie alle Aufgaben und Termine zu laufenden Verträgen sicher im Griff. Die Lösung erinnert die verantwortlichen Mitarbeiter frühzeitig daran, dass Vertragsprüfungen anstehen und Verträge anzupassen sind. Sie profitieren von geringeren Kosten und voller Transparenz.

Ihre Vorteile auf einen Blick

• Vertragstermine und -fristen im Griff
• Vertragsprüfung zum Termin inkl. Einbeziehung der verantwortlichen Mitarbeiter
• Reduzierung der Papierablagen 
• Entfall von Mehrfachablagen
• Sichere zentrale Aufbewahrung aller Vertragsunterlagen inkl. der dazugehörigen Versionsstände
• Kostenreduzierung durch Einhaltung von Vertragskündigungsterminen
• Eine zentrale digitale Ablage für alle am Prozess beteiligten Mitarbeiter

Übersichtlichkeit, Transparenz und Nachvollziehbarkeit sind im Qualitätsmanagement wichtige Faktoren. Gut, wenn alle notwendigen Personen im Qualitätsmanagementprozess nachvollziehbar eingebunden sind und keine Informationen an Schlüsselpersonen vorüber gehen.

Mit der digitalen Qualitätsmanagementlösung decken Sie alle Anforderungen perfekt ab, die Sie als Qualitätsmanagement-Beauftragter (QMB) an ein funktionierendes QM-System stellen. Dank der intuitiven Benutzeroberfläche und einfachen Navigation finden sich selbst unerfahrene Nutzer problemlos zurecht. Doch nicht nur die Anwender profitieren davon, sondern auch Sie als QMB. Mit der Lösung behalten Sie immer den Überblick über alle relevanten QM-Prozesse und Dokumente. Zusätzlich können Sie über die Historien- und Versionsfunktionen jederzeit auf den Informationsverlauf zurückgreifen.

Ihre Vorteile auf einen Blick

• Vorkonfigurierte Qualitätsmanagementlösung 
• Dokumentenlenkung über integrierte Workflows
• Prozesslandkarte für den einfachen Zugriff auf QM-Informationen
• Einfache Orientierung und Navigation für die Anwender
• Durchgängiges Rechte- und Rollenkonzept
• Nachvollziebarkeit durch integrierte Historienverwaltung
• Intuitiv bedienbare Oberflächen

Egal, ob es um den Bewerberprozess, Gehaltsabrechnungen oder etwa Fortbildungsmaßnahmen geht: Die täglichen Aufgaben in der Personalabteilung sind vielfältig. In den meisten Fällen sind die Prozesse mit der Bearbeitung von unzähligen Papierunterlagen verbunden. Dabei geht schnell der Überblick verloren und die Aufwände für die tägliche Verwaltung der Papierakten sind groß.

Beim Einsatz der digitalen Personalakte von Konica Minolta haben Sie immer alle Unterlagen, Termine und Prozesse im Griff. Die Abläufe werden stark vereinfacht, alle Daten und Dokumente stehen Ihren Mitarbeitern jederzeit zur Verfügung. In Verbindung mit Multifunktionssystemen lassen sich Papierunterlagen einfach und komfortabel direkt in die Personalakten scannen. Ihre Anwender werden begeistert sein.

Ihre Vorteile auf einen Blick

• Beschleunigte Personalprozesse durch digitale Workflows
• Integration in bestehende HR-Lösungen
• Automatische Zuordnung neuer Dokumente in die bestehende Aktenstruktur (z.B. Abrechnungsdaten)
• Akteneinsicht mit praktischer Such- und Vorschaufunktion für die HR-Abteilung
• Index- und Volltextsuche für das gesamte Archiv
• Keine Manipulationsmöglichkeiten
• Geringer Installations- und Schulungsaufwand

Beim Kontakt mit Ihren Kunden entstehen täglich unzählige Informationen und Dokumente, die den Geschäftsvorgang begleiten und zwischen verschiedenen Mitarbeitern in unterschiedlichen Abteilungen ausgetauscht werden. Unterschiedliche Ablagen sind tägliche Herausforderungen - sei es in Papierform oder digital auf dem Server, lokal oder als Anhang von E-Mails.

Mit digitalen Kundenakten stehen Ihren Mitarbeitern auf Knopfdruck alle Informationen zum aktuellen Kundenvorgang zur Verfügung. Angebote aus dem ERP-System, Bestellungen und der Schriftverkehr (auf Papier oder elektronisch als E-Mail), werden in der digitalen Akte abgelegt. Im ERP-System wird die digitale Kundenakte am Belegsatz angehängt und kann direkt im System aufgerufen werden. Die digitale Kundenakte nimmt alle Daten komfortabel auf und verwaltet diese in einer zentralen ECM-Basis.

Ihre Vorteile auf einen Blick

• Direkter Zugriff auf alle Informationen zum Kunden
• Immer aktuelle Informationen - ohne Medienbrüche
• Jederzeitige Auskunftsfähigkeit über direkten Zugriff auf alle Unterlagen
• Eine zentrale digitale Ablage für alle Prozessbeteiligten
• Wegfall aufwändiger, auf Papier basierender Prozesse 
• Einsparungen bei den Tätigkeiten: Kopieren, Papierverteilung, lokale Papierablagen 
• Prozessbeschleunigung bei der Verteilung digitaler Akten
• Direkte Integration der digitalen Kundenakte in die ERP-Anwendung

Auch wenn die Digitalisierung in vielen Unternehmen bereits Einzug gehalten hat. Es gibt sie immer noch: Unternehmen, in denen Geschäftsprozesse noch traditionell und ohne digitale Prozessunterstützung ablaufen. Viel wertvolle Arbeitszeit für Terminierung, Ablage, Suchen und Auffinden von Informationen zum Prozess geht hier einfach verloren. Und bei Ausfall eines Mitarbeiters steht teilweise das halbe Unternehmen.

Wir optimieren und unterstützen Sie bei der Digitalisierung Ihrer Prozesse. Machen Sie mit uns alle notwendigen Informationen, Akten und Dokumente den Prozessen sicher und schnell zugänglich. Digitale Prozesse bieten Ihnen auch den Vorteil, dass über Gruppenfunktionen Prozessschritte nicht einer einzelnen Person zugeordnet, sondern von einer Gruppe übernommen werden können. Das Resultat: Ihre Prozesse bleiben immer im Fluss.

Ihre Vorteile auf einen Blick

• Überblick über alle digitalen Prozesse und deren Status
• Direkte Terminierung der einzelnen Prozessschritte mit Eskalationsmöglichkeit
• Individueller Ausbruch aus festgelegten Prozessen ermöglicht adhoc Veränderungen der Abläufe
• Nachvollziehbarkeit der einzelnen Prozessschritte
• Wegfall der Verteilprozesse für Papierunterlagen

Haben Sie heute wieder mal eine gefühlte Ewigkeit nach einer Datei oder Information an unterschiedlichen Speicherorten im Unternehmen gesucht? Oder eine Datei neu erstellt, weil sie die alte im Ablage-Dschungel nicht mehr gefunden haben? Oder vielleicht sogar im Kundengespräch nicht schnell genug die Infos zur Hand gehabt? Mit unserer smarten Enterprise Search Lösung hat das lange Suchen ein Ende. Entdecken Sie Ihr neues Lieblingstool für schnelles und stressfreies Arbeiten.

Ihre Vorteile auf einen Blick

• Finden statt Suchen: Findet jede Art von Daten in jedem Format und an jedem Speicherort - in der Firma oder von unterwegs
• Blitzschnell zum gesuchten Dokument: So einfach wie eine Suche im Internet
• Berücksichtigt individuelle Zugriffsrechte Ihrer Mitarbeiter und erfüllt alle gängigen Sicherheitsanforderungen im Unternehmen 
• Keine Migration von Daten erforderlich: Alle Daten verbleiben an ihrem Speicherort
• Schneller Return on Invest: Geringe Anschaffungs- und noch geringere Nutzungskosten 
• Zufriedene Mitarbeiter: Effizienteres Arbeiten und kein Stress mit langen Suchen

Reklamationsprozesse verursachen in jedem Unternehmen erhebliche Aufwände. Am Prozess beteiligte Mitarbeiter sind gefordert, dem Kunden bei Bedarf direkt Auskunft über den jeweiligen Reklamationsfall zu geben. Wer hier noch auf Papier und im Filesystem arbeitet, der verliert schnell den Überblick und riskiert unzufriedende Kunden.

Mit der Einführung einer elektronischen Reklamationsakte managen Sie den Prozess professionell. Bei dieser Lösung werden alle Daten und Informationen zur Reklamation zentral gesammelt und den unterschiedlichen Mitarbeitern im Unternehmen direkt zur Verfügung gestellt. Alle Informationen zum Reklamationsprozess werden von Beginn an digital gesammelt und zentral abgelegt. Mit dieser Informationsbasis haben Sie Ihre Kundenzufriedenheit perfekt im Griff und sind auch bei allen Anfragen immer auskunftsfähig.

Ihre Vorteile auf einen Blick

• Eine digitale Ablage für Reklamationsakten
• Aufnahme aller zur Reklamation gehörenden Informationen
• Zentrales Statusmanagement mit Historienverwaltung
• Digitale Workflows zur Steuerung der Reklamationsprozesse